Heut zu Tage werden sämtliche Dokumente verfilmt oder auch eingescannt und in einem Dokumentenmanagement System gespeichert. Es müssen keine Dokumente in Papierform abgeheftet und abgelegt werden.
In jeder Branche werden die unterschiedlichsten Daten und Dokumente gespeichert. Es ist vergleichbar mit einer Akte in Papierform wie es früher abgelegt wurde. Die Daten und Dokumente werden elektronisch in dem Dokumentenmanagement abgelegt und verwaltet. Auf diese Dokumente kann jederzeit zugegriffen werden, sofern das Softwareprogramm auf dem PC oder Laptop vorhanden ist. Dieses Dokumentenmanagement muss selbstverständlich durch die Anwender entsprechend bedient und gepflegt werden. Zusätzlich zu dem Dokument werden weitere wichtige Daten gespeichert, wie z.B. letzer Bearbeiter, Datum, Bearbeitungsstand und noch viele weitere Merkmale.
Die Daten bleiben dann über viele Jahre hinweg ordentlich und zuverlässig gespeichert. Es können keine wichtigen Unterlagen verloren gehen, oder beschädigt werden. Ein Dokumentenmanagement ist ein auf Software basierendes System. Mittlerweile ist eine solche Anwendung im alltäglichem Arbeitsumfeld nicht mehr weg zu denken, da es an jedes Unternehmen individuell angepasst werden kann.